Die wichtigsten Ratschläge für eine professionelle Büroorganisation

Dem Thema Organisation im Büro sollte unbedingt ein hoher Stellenwert beigemessen werden. So sind aufgeräumte Arbeitsflächen, praktische Ablagesysteme und weitere Maßnahmen von zentraler Bedeutung für die Produktivität der jeweiligen Firma. Es muss allerdings eine Vielzahl von unterschiedlichen Aspekten beachtet werden, um von den zahlreichen Vorteilen einer optimalen Büroorganisation profitieren zu können.

Wissenswertes über die Bedeutung der Organisation im Büro

Strukturierte Abläufe sind in einem Büro unverzichtbar, wenn es darum geht, die Arbeitsvorgänge zu optimieren. Demzufolge ist zum Beispiel das regelmäßige Ausmisten alter Unterlagen die Basis für eine übersichtliche Archivierung wichtiger Dokumente. Auch die Motivation jedes einzelnen Mitarbeiters ist eng mit der Organisation verknüpft. Das bedeutet konkret: Eine funktionale und trotzdem gemütliche Raumgestaltung wirkt sich positiv auf die Leistungsfähigkeit der gesamten Belegschaft aus. Des Weiteren lassen sich wiederkehrende Aufgaben durch entsprechende Strukturen in kürzerer Zeit durchführen. Routinevorgänge machen häufig einen Großteil der alltäglichen Büroarbeit aus, was die Bedeutung dieser Beschleunigung zusätzlich verdeutlicht.

Wie genau lässt sich eine effiziente Büroorganisation umsetzen?

Bei der Realisierung einer ganzheitlichen Büroorganisation gilt es unter anderem in Ordner, Schränke und Ablagemodule zu investieren. Durch verschiedene Ablagen auf den Schreibtischen lassen sich die Unterlagen zu bestimmten Projektvorhaben besser strukturieren. Im Idealfall befinden sich auf den Tischen ausschließlich Materialien des aktuellen Auftrags. In der Praxis resultiert dieses System in einer deutlich besseren Fokussierung und Konzentration auf das Wesentliche. Zudem sollten Etiketten, Trennregister für Ordner und Notizblöcke jederzeit vorrätig sein, um organisiertes Arbeiten zu ermöglichen. Fachhandel wie www.bueroshop24.de bieten vielerlei Büroartikel, die die Büroorganisation erleichtern. Darüber hinaus müssen die zugehörigen Systeme einfach strukturiert und offen kommuniziert werden. Zu diesem Zweck empfehlen sich zum Beispiel kurze Schulungen und die Definition klarer Organisationsregeln, die für alle Mitarbeiter gelten. Neben der materiellen Ordnung gilt es zudem auch digitale Arbeitsvorgänge zu strukturieren. So ist es beispielsweise ratsam, ein allgemeines E-Mail-Ordnungssystem einzuführen. Wichtige Kunden erhalten einen eigenen Ordner zugeteilt und Mails bezüglich einzelner Projekte sollten ebenfalls separat gesammelt werden. Ein weiterer Bestandteil der professionellen Büroorganisation ist mit der Verknüpfung zwischen Ablagen und Kalendern zu benennen. Dabei ist eine durchgehende Nummerierung der Ablagen und Ordner elementar. So lassen sich im Kalender vermerkte Abgabetermine mit Ablagenummern versehen, sodass zeitintensive Suchen nach einzelnen Projektunterlagen der Vergangenheit angehören.

Tipps für langfristige Lösungen und ergänzende Bemerkungen zum Thema Büroorganisation

Damit die Büroorganisation nicht nur einen kurzfristigen Impuls darstellt, sondern die Produktivität des Unternehmens langfristig verbessert, bedarf es regelmäßiger Kontrollen. In Abständen von ein paar Monaten sollten die aktuellen Praktiken analysiert werden, um eventuell vorhandene Schwachstellen des Systems entdecken zu können. Durch dieses umsichtige Vorgehen lassen sich Probleme schnell beheben und die Organisation im jeweiligen Büro Schritt für Schritt perfektionieren. Die “gewonnenen” zeitlichen Ressourcen können dann für aktuelle Aufträge, Kundenbetreuung und weitere Aufgaben von hoher Relevanz genutzt werden.

Print Friendly