Die drei Schlüsselfragen für kreative Vortragsideen und Meetings

Mit wem, wo und wie? Wenn diese drei Fragen so beantwortet werden, dass alle die die Antwort erhalten, neugierig und motiviert sind teilzunehmen, dann sind Vortrags- und Meetingkonzepte erfolgreich. Diese bewährte Formel klingt einfach. Ihre Umsetzung ist es jedoch nicht immer. 

Sie erfordert eine intensive Auseinandersetzung und Vorbereitung, bei der es einerseits auf organisatorisches Geschick und andererseits auf kreative Gestaltungskraft ankommt. Beides beruht bei den meisten Menschen auf Erfahrung sowie Wissen und ist keinesfalls eine Frage des persönlichen Talents. Im Gegenteil. Kreativ zu sein, bedeutet sich all seinen Fähigkeiten bewusst zu werden und diese umfangreich, auch in vollkommen neuen Zusammenhängen, zu nutzen und damit zu begeistern.

Doch wen begeistern? – die Teilnehmerfrage

Bei der Vorbereitung eines Vortrags oder eines Meetings ist es unerlässlich die Teilnehmenden genau in den Blick zu nehmen. Sie entscheiden als Mitwirkende aktiv, ob ein Meeting erfolgreich verläuft oder nicht. Sobald ein Organisator und Vortragender es versteht, Teilnehmer mit den individuell passenden Themen und Argumenten anzusprechen, sind viele kommunikative Hürden schnell genommen. Auch die Platzwahl sollte überlegt vorgenommen werden, um positive Synergieeffekte zu nutzen. Zusätzlich sollten interaktive Momente in Vorträgen und der Tagesordnung aufgenommen werden, um den Austausch unter den Teilnehmenden zu fördern. Dies bringt innovative Ergebnisse zutage und beugt auch der ein oder anderen Konzentrationsschwäche vor. Zudem sollten auch die Pausen- und Regenerationszeiten überlegt gewählt werden.

Woanders tagen? – die Frage nach dem Ort

Natürliches Tageslicht, ein ansprechendes Ambiente und angenehme Sitzmöglichkeiten. Vortrags- und Meeting Räumlichkeiten sollten einladend wirken. Bieten sie darüber hinaus spannende Designs und einen hohen Wohlfühlfaktor werden sie besonders gern angenommen. Professionelles Meeting Ambiente mit kreativem Zuhause-Flair bieten beispielsweise inspirierende Tagungsräume wie die Sturmfreie Bude in Hamburg.

Wie? – alles eine Frage der Organisation und richtigen Mittel

Ein pünktlicher Beginn, ein in sich schlüssiger Zeitplan sowie eine offensichtlich gute, persönlich auf jeden Teilnehmer ausgerichtete Vorbereitung sind wichtige Erfolgsfaktoren. Weiterhin sollten Vortragende verschiedene Präsentationstechniken sowie interaktiv nutzbare Medien einsetzen, um die Aufmerksamkeit und das Mitdenken der Zuhörer sowohl inhaltlich als auch methodisch zu fördern. Intelligente Whiteboards eröffnen, neben unendlichen Möglichkeiten des medialen Vortragsmixes, vielseitige Chancen zur Zusammenarbeit. Darüber hinaus lassen sich alle auf dem Whiteboard geschriebenen und aufgerufenen Inhalte abspeichern und komfortabel an die Teilnehmenden versenden.

Nervfaktoren von vornherein vermeiden. Zu ihnen zählen erfahrungsgemäß:
- eine zu hohe Anzahl ausschweifender Redner und Selbstdarsteller unter den Teilnehmern und Mitwirkenden,
- zu spezifische, detaillierte Informationen und Diskussionen, bei den thematisch außenstehende Teilnehmer ihre Konzentration verlieren,
- ein zu starker Verkündigungs- bzw. Frontalcharakter von Vorträgen und Reden, der keinen kommunikativen Austausch zwischen allen Meeting-Teilnehmern zulässt.
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